GED et SAE classent tous deux des documents, mais n'interviennent pas au même moment de leur cycle de vie. Explications.
Factures, fichiers du personnel, documents comptables… tous ces fichiers entrants ou sortants forment la base documentaire propre à chaque entreprise. Chaque année, l'activité des collaborateurs génère 50 % de documents papier et 60 % de fichiers numériques supplémentaires.
L'AIM (Association Information et Management) estime qu'un employé perd en moyenne 7h30 par semaine à chercher des informations, et 25 % des entreprises avouent qu'en cas d'audit, réunir les pièces justificatives leur prendrait un mois.
Le parcours d'un document en 6 étapes
- 1. Création
- 2. Modification
- 3. Validation
- 4. Utilisation
- 5. Conservation
- 6. Destruction
La GED traite les documents lors des étapes 2 à 4 et répond à un besoin de partage et d'accessibilité. Le SAE traite les étapes 5 et 6 et garantit l'intégrité du document.
La GED
La GED gère des documents « chauds » : vivants, modifiables, nécessaires à l'activité et consultés régulièrement. À partir d'un document créé, elle permet de le modifier via une nouvelle version, de le valider, de le classer et de le diffuser facilement.
Le SAE
À l'autre bout du parcours, le Système d'Archivage Électronique organise la conservation des documents « froids », consultés ponctuellement et gardés pour être produits en cas de contrôle fiscal ou juridique. Le SAE ne permet ni de créer ni de modifier un document : il applique des règles de conservation et ne permet la destruction qu'à la fin de la durée légale.
Deux solutions complémentaires
Leurs seuls points communs : ils classent des documents et répondent à un besoin d'organisation lié à la dématérialisation. L'une facilite les activités, l'autre sécurise les actifs de l'entreprise.
